Hoe een goede culturele klik de ontwikkeling van IFS Ultimo versnelt 

In de meeste bedrijfstakken is het de uitdaging om de impact van verstoringen, onderhoud, vervanging of updates zo veel mogelijk te beperken en de kwaliteit en continuïteit zo veel mogelijk te waarborgen. Asset management software helpt hierbij. De software van wereldmarktleider IFS Ultimo wordt mede door NetRom beheerd en ontwikkeld.

In 1970 werden er nog zo’n 160.000 containers in Rotterdam overgeslagen, tegenwoordig loopt dat cijfer in de tientallen miljoenen. Grootschalige logistiek houdt onze economie op gang. Hutchison Ports Europe Container Terminals is het grootste overslagbedrijf in Europa voor containers in de haven van Rotterdam. Het bedrijf heeft duizenden assets op meerdere locaties in Rotterdam in gebruik. Tot een paar jaar geleden gebruikte het Technical Maintenance Department voor het beheer van alle assets allerlei systemen en tools naast elkaar: van spreadsheets tot formulieren waarbij de informatie versnipperd over verschillende locaties opgeslagen was. Dat maakte het beheer foutgevoelig en bewerkelijk; het ontbrak bovendien aan mogelijkheden om data-analytics in te zetten voor procesverbeteringen. Het Technical Maintenance Department van Hutchison Ports Europe Container Terminals maakt nu gebruik van Ultimo als Enterprise Asset Management (EAM).

EAM, zoals ingezet in de logistiek, zorgt voor meer beschikbaarheid en een langere levensduur van assets, en draagt bij aan een grotere veiligheid en meer grip op kosten. EAM-software is voornamelijk bedoeld voor grotere groepen gebruikers binnen grotere organisaties. Vaak hebben EAM-gebruikers meerdere vestigingen die goed met elkaar moeten kunnen communiceren. De meeste gebruikers komen uit sectoren als industrie, logistiek, gezondheidszorg, infra en energiebedrijven.

IFS Ultimo wordt door Gartner op dit moment gezien als een van de belangrijkste ontwikkelaars en aanbieders van EAM-software. Het internationale softwarebedrijf bedient nu zo’n 2500 klanten wereldwijd. Ultimo is in 1988 gestart als een klein onafhankelijke softwareontwikkelaar in Nederland en is nu onderdeel van IFS. IFS is een multinationaal softwarebedrijf met hoofdkantoor in Linköping, Zweden.

Ultimo is tegenwoordig een volledig cloudgebaseerd SaaS-product, maar er zijn nog klanten die gebruik maken van het on-premise product. Cloudmigraties zorgen hierbij voor het nodige technische werk dat deels door NetRom wordt uitgevoerd. Ook moet net als bij ieder ander softwareproduct het platform doorlopend doorontwikkeld worden. Op die manier kan IFS Ultimo inspelen op nieuwe trends en ontwikkelingen, zoals de opmars van datadriven business waarbij sensordata een belangrijke rol speelt (‘industry 4.0’).

“Gebruikers van EAM-systemen maken steeds vaker gebruik van augmented reality-toepassingen en AI,” legt Erik Huisman, CTO van IFS Ultimo uit. “Denk aan bekijken van de ‘binnenkant’ van complexe machines waarbij technische informatie of tekeningen over het videobeeld worden geprojecteerd. Of aan het laten meekijken van externe experts via videobeelden. Datastromen spelen hierbij een belangrijke rol en de oplossingen van IFS Ultimo moeten het gebruik van dit soort methoden en technieken faciliteren. Steeds vaker ook wordt data-analyse gebruikt om patronen en afwijkingen vast te stellen. Dat maakt bijvoorbeeld predictive maintenance mogelijk.”

“Bij de start van de samenwerking met NetRom hebben we eerst een pilotproject gedaan, gericht op een losstaande module van een applicatie. Dat wekte ruim voldoende vertrouwen om verder te gaan en het team uit te breiden,” aldus Huisman. “We hebben aan de softwaredevelopmentkant opgeschaald naar tien developers en testers bij NetRom.”

Het IT-team van Ultimo had zelf vier scrumteams in Nederland aan het werk. Het idee was eerst dat deze teams de NetRom-developers in Roemenië zouden begeleiden. Dat bleek toch nog net iets te veel ‘waterval’ te zijn, blikt Huisman terug: “De overdracht van nieuwe software uit de agile teams van NetRom leidde tot allerlei feedback. Daarom hebben we toegewerkt naar gemengde scrum-teams, met een gezamenlijke stand-up en een gezamenlijke backlog.”

Tijdens de COVID19-pandemie werd afgeschaald van tien naar drie mensen. Hoewel destijds noodzakelijk, ook een beslissing met een keerzijde, ziet Huisman nu. “Dat is een vorm van kapitaalvernietiging, net zoals je in Nederland wellicht afscheid zou nemen van mensen.” De domeinkennis die daarmee teloorging, moest aan het einde van de pandemie weer opnieuw worden opgebouwd, maar dat lukte gelukkig snel.

Naarmate de samenwerking vorderde, werd duidelijk dat er meer capaciteit nodig was om ook aan andere projecten te kunnen werken. Zo is er een softwareupdate-team opgetuigd, gericht op klanten die de on-premise oplossing van Ultimo gebruiken. Die hebben de software in eigen huis staan, maar zullen uiteindelijk naar de cloudversie toe moeten. “Bij die migratie komen allerlei geautomatiseerde en handmatige processen kijken. Het technische gedeelte hiervan hebben we ook bij NetRom neergelegd. Bij sommige klanten is de software in de afgelopen jaren flink uitgebreid met het nodige maatwerk. Daar moet bij een cloudmigratie goed naar worden gekeken, net als naar het aanpassen en overzetten van databases.” Dit soort activiteiten is een gevolg van een succesvol salesproces en vertoont dus pieken en dalen. Overigens komt het ook regelmatig voor dat configuratiewerk van 20 jaar geleden inmiddels standaardfunctionaliteit van de nieuwe cloudoplossing is.

Daarnaast waren er meer mensen nodig voor de integratie-activiteiten. “NetRom levert developers die werken aan de API’s, nodig voor het koppelen van onze software aan andere oplossingen,” aldus Huisman. En tot slot speelt NetRom een rol in de tweedelijns support van buitenlandse klanten gericht op bugfixes en complexe vragen van eindgebruikers. Alles bij elkaar heeft Ultimo nu een team van 20 professionals via NetRom in Roemenië.

IFS Ultimo beschikt met NetRom als partner over een flexibel team, dat domeinkennis in huis heeft en dat, wanneer nodig, specifieke ontwikkelactiviteiten kan versnellen. NetRom heeft zich vanaf dag één verdiept in de bedrijfscultuur van Ultimo, om op een voor het bedrijf prettige en vertrouwde manier aan de slag te gaan. Huisman: “Die culturele fit is naar mijn gevoel een erg belangrijke succesfactor. De NetRom-developers in het team kunnen prima aangeven wanneer iets wel of juist geen goed idee is – die directheid kennen we ook in Nederland, waarbij het niet uitmaakt of iemand je collega of de opdrachtgever is. Daarmee is het verschil in werkwijze tussen Nederlandse en Roemeense developers minimaal. Voor andere locaties ligt dat vaak anders, dat zie je al wanneer je samenwerkt met developers uit bijvoorbeeld Duitsland.” 

Ultimo ziet dat de functieverblijftijd van NetRom-developers relatief lang is. “Natuurlijk vertrekken er wel eens mensen uit het NetRom-team, maar NetRom zorgt intern goed voor kennisbehoud en kennisdeling,” zegt Huisman. “En wat we de eerste jaren meer deden dan nu, was veelvuldig uitwisselingen op touw te zetten. Door corona is op afstand samenwerken min of meer vanzelfsprekend geworden, maar je moet toch echt blijven investeren in fysieke ontmoetingen. Je moet het partnership samen invullen. Meenemen in de strategie, meedenken over de operatie, successen delen en samen vieren, het hoort er allemaal bij.”